Cómo construir una fuente única de datos del inventario

Autor: Mathesys Lab Team

Temas: gobierno de datos, gestión de datos

1. ¿Qué es un Estándar de Confianza para Datos de Inventario?

El Estándar de Confianza para Datos de Inventario (ECDI) es un marco de trabajo que contiene todas las normas que garantizan que los datos del inventario sean confiables.

Proporciona a los equipos de finanzas, compras, almacenes, operaciones, logística y TI un lenguaje, KPIs, roles, reglas de calidad, procesos, contexto y protocolos unificados.

1.1 Ejemplo aplicado a inventarios

Sin un Estándar de Confianza (ECDI) el equipo de Compras puede usar existencias físicas, Finanzas inventario en dinero y Operaciones inventario disponible; cada área tiene una cifra diferente.

En cambio, con ECDI se define:

• Qué es inventario disponible y que son existencias físicas.
• La fórmula oficial para calcular el inventario disponible.
• La fuente autorizada para extraer esos números.
• El responsable de medir los KPIs.
• Reglas de validación: SKUs activos, unidades homologadas, inventario negativo, fechas de actualización y conteo.
• El dashboard certificado y el rastreo de esos datos hasta su origen.

Con el Estándar de Confianza las preguntas en la reunión pasan de “¿qué archivo tiene la cifra correcta?” a “¿qué acción tomamos con los SKUs en sobreinventario?”.

1.2 Un Estándar para la IA

Con la aparición de la Inteligencia Artificial un ECDI le permite a las organizaciones proporcionar información de alta confiabilidad a los modelos y agentes de IA.

Un dato mal etiquetado, una fórmula errónea, o acceso a datos confidenciales es justamente lo que amplifica las alucinaciones que pueden conducir a tomar decisiones equivocadas.

2. Qué contiene este post

Es el ECDI que usamos en Mathesys Lab para reducir el desabasto y el sobreinventario, pero aterrizado a un caso de negocio para ejemplificar como luce en la realidad. El propósito es inspirar a los equipos a crear el suyo propio.

2.2 Por que publicamos nuestro conocimiento

Las empresas que tienen madurez analítica son capaces de identificar mejor qué les duele y por lo tanto hacen requerimientos más sofisticados. Eso profundiza nuestro expertise en inventarios.

2.3 Como luce un marco ECDI

Más que un checklist de “entregables” o tareas un marco bien hecho y terminado ayuda a todos los involucrados a responder las siguientes preguntas:

Preguntas de negocio

¿Cuanto dinero hay en sobreinventario?

¿Cual es el horizonte de inventario del negocio?

¿Cuantos productos hay en desabasto y en sobreinventario?

¿Cual es la “venta neta”, “inventario disponible”, “existencias físicas”, etc?

Preguntas operativas

¿Cuál es la fuente oficial de cada KPI?

¿Cómo se calculan los indicadores?

¿Quién aprueba y quien valida los datos?

¿Quien es responsable de mantener actualizadas las reglas en el ECDI?

3. Donde vive el ECDI

Un marco de referencia que no evoluciona a la misma velocidad que lo hace la empresa y el mercado puede sepultar la innovación y la toma de decisiones coherentes con la realidad.

El marco no sólo debe ser accesible para todos los interesados también necesita actualizarse al mismo ritmo que lo hace la empresa.

Significa qué las reglas de hoy probablemente serán insuficientes mañana o que algunas deban eliminarse.

Lo anterior exige que el ECDI se documente en plataformas que permitan consultarlo, actualizarlo y preferentemente con un registro de cambios. Algunos ejemplos: Notion, Confluence, Github, Sharepoint, Freshdesk, etc.

4. Contenidos del ECDI

4.1 Diagnóstico

Descripción ejecutiva del problema y síntomas que afectan la operación y toma de decisiones.

Ejemplo

El equipo comercial reporta quejas frecuentes de falta de producto. Los clientes reciben pedidos incompletos y seguido se colocan back orders que nunca se cumplen en su totalidad debido a que se generan después de que se hizo un pedido al proveedor, no se ingresan completamente en el almacén, se registran en el ERP como nuevo número de parte, entre otros factores.

4.2 Alcance

Delimitación de las áreas, temas o problemas a resolver con el marco ECDI.

Ejemplo

Proceso de compras, gestión de CEDIS, movimientos entre almacenes.

4.3 Glosario

Lista de términos usados para referirse a la cadena de valor del inventario.

Ejemplo

Punto de reorden: es la cantidad mínima en inventario para realizar un pedido al proveedor y evitar desbasto.

Stock de seguridad: número de piezas adicionales que se deben añadir al pedido para cubrir un pico inesperado en la demanda.

Horizonte de inventario: Número de días en los que se venderá la mercancía: 7 días, 14 días, 30 días, 45 días, etc.

Inventario objetivo: Número de piezas que debe haber en existencia para cubrir la demanda en el horizonte de inventario.

4.4 Roles

Lista de nombres y responsabilidades de cada etapa de la cadena de valor del inventario.

Ejemplo

Juan - Compras - Analiza las ventas y realiza los pedidos con base en las existencias actuales y la demanda promedio.

Rodrigo - Analista - Genera el reporte actualizado de existencias y calcula la demanda promedio. Detecta y reporta comportamientos atípicos en número de unidades vendidas y sobreinventario valorizado.

Alejandra - Finanzas - Responsable de estrategia para negociación con proveedores y reducción de sobreinventario.

4.5 Reglas

Las reglas permiten que todos los colaboradores generen e interpreten la información del inventario de forma consistente, facilita que todos hablen el mismo idioma.

Ejemplo

Cálculo de sobreinventario: El sobreinventario se calcula como la parte del inventario que excede el inventario objetivo; en unidades, la fórmula base es: sobreinventario = inventario disponible - stock objetivo, y si el resultado es negativo, se toma como 0 porque no hay exceso sino faltante.

Horizonte de inventario: Las existencias de los productos no deben superar los 30 días de inventario. Los productos de baja rotación pueden tener una existencia de hasta 90 días, según su patrón.

4.6 Operación

Consiste en el detalle de la cadena de valor del inventario, desde que se decide qué producto ingresar al catálogo, su orden de compra y venta.

Ejemplo

Comité de compras — decide qué productos nuevos añadir al catálogo

↓

Analista de datos — Analiza tendencias de los productos nuevos y existentes

↓

Ejecutivo de compras — Realiza pedidos a proveedores. Negocia condiciones.

↓

Almacén — Recibe mercancía. Verifica cantidades con la órden de compra.

↓

Finanzas — Observa niveles de inventario y coordina equipos para la gestión del mismo.

---

 

El siguiente contenido es un ejemplo de como se desarrolla un ECDI. Su estructura está diseñada para que los equipos puedan adaptarlo fácilmente a su operación.

Refax México | Marco Estándar de Confianza para Datos de Inventario

Empresa: Refax México es una empresa de refacciones para auto con presencia en 8 ciudades. Cuenta una oficina matriz en Querétaro y 3 CEDIS: Guadalajara, Querétaro y Monterrey.

Diagnóstico

La operación general de los almacenes presenta los siguientes problemas.

• Hay producto en el ERP que no está en existencia en el almacén y viceversa.
• El equipo de compras, almacén y ventas tienen criterios distintos de “inventario disponible” lo que genera back orders insuficientes y desabasto.
• Existe un sobreinventario de al menos 4M de pesos de más de 90 días.
• Finanzas requiere bajar los niveles de inventario para reducir costos.

Alcance

Puntos críticos que se gestionan con los criterios de este marco ECDI:

Punto crítico	Alcance
Catálogo maestro de productos	Mantener actualizado el catálogo de producto. Nombre de producto, código, precio costo y precio de venta, categoría, lista de bajas de producto.
Compras	Resurtir la mercancía con base en el horizonte de inventario.
Tecnología	Facilitar el análisis del inventario con reportes e integraciones. Mantener actualizados y seguros los sistemas ERP / WMS.
Análisis	Analizar los movimientos de inventario (entradas, salidas, traspaso, etc.) y para identificar patrones.

Glosario

Término	Definición	Fórmula o regla oficial
Sobreinventario	Parte del inventario actual que excede el stock objetivo. Si el resultado es negativo, se reporta 0: hay faltante, no exceso.	max⁡(0, inventario disponible−stock objetivo)
Stock objetivo	Inventario necesario para la cobertura deseada de demanda más stock de seguridad.	(demanda promedio por día×días objetivo de cobertura)+stock de seguridad
Inventario disponible	Existencia actual del SKU que se compara con el stock objetivo.	Producto que se puede vender o desplazar que se encuentra físicamente en bodega y en el sistema.
Demanda promedio por día	Demanda esperada diaria del SKU, no con mediana ni con media cruda.	Ventas de las últimas 8 a 12 semanas / días o media diaria de 30 a 90 días si la demanda es estable. Se calcula por SKU y por sucursal o canal.
Stock de seguridad	Inventario extra para cubrir variación de demanda y/o retraso del proveedor durante el lead time.	Operativa: (demanda máxima diaria×lead time máximo)−(demanda promedio diaria×lead time promedio)
Sobreinventario en dinero	Valor financiero del exceso de unidades.	sobreinventario en unidades×costo unitario

Roles

Cómo leer la matríz RACI

Letra	Rol	Función
R — Responsible	Responsable ejecutor	Hace el trabajo: prepara, corrige, documenta o implementa la actividad
A — Accountable	Responsable último / aprobador	Tiene la autoridad final, aprueba el resultado y responde por que se cumpla
C — Consulted	Consultado	Aporta criterio, conocimiento o revisión; la comunicación es bidireccional
I — Informed	Informado	Recibe avances o el resultado; no participa necesariamente en la decisión

Los roles salen del propio ECDI: Comité de compras, Compras, Analista, Almacén, Finanzas y Tecnología.

Actividad	Comité de compras	Compras	Analista	Almacén	Finanzas	Tecnología
Aprobar la fórmula oficial de sobreinventario y la definición de inventario disponible	A	C	R	C	C	I
Mantener el catálogo maestro (nombre, código, costo, precio, categoría y bajas)	C	A	C	I	C	R
Conciliar existencias ERP vs almacén e investigar inventario negativo	I	C	C	A	I	R
Publicar el reporte certificado de existencias, demanda promedio y sobreinventario valorizado	I	C	A	C	I	R
Resurtir según el horizonte de inventario (30 días; hasta 90 en baja rotación)	I	A	R	C	C	I

Reglas

Reglas de proceso. Definen cómo opera el inventario según el ECDI.

R1. Alta de producto.
Ningún SKU entra al catálogo sin aprobación del Comité de compras. Si el producto ya existe, se reutiliza el código vigente. Queda prohibido crear un número de parte nuevo para la misma mercancía.

R2. Pedido al proveedor.
Compras solo resurte con el reporte certificado de existencias y demanda, por sucursal o CEDIS. No se coloca un pedido sobre un archivo local ni sobre un criterio distinto de “disponible”.

R3. Recepción en almacén.
Almacén no da ingreso completo si la cantidad, el código o la unidad no coinciden con la orden de compra. La diferencia se documenta el mismo día y se cierra antes de liberar el producto a venta.

R4. Discrepancia ERP vs físico.
Si hay existencia en sistema y no en anaquel, o al revés, se detiene el back order y el resurtido de ese SKU hasta conciliar. Inventario negativo y conteo vencido se tratan como incidencia, no como dato usable.

R5. Dato certificado.
Solo el dashboard y el reporte publicados por el analista son fuente oficial para reuniones, negociación con proveedores y agentes de IA. Un cambio de definición, de regla o de KPI se comunica y se versiona en el ECDI antes de usarse.

Operación

Conclusión

Un ECDI no es un documento para archivar: es un acuerdo que convierte cada punto de la cadena de suministro en un accionable con dueño, fórmula y fuente. Cuando compras, almacén y finanzas hablan el mismo idioma, en las juntas empiezan a decidir sobre desabasto, sobreinventario y capital.

Adapta el marco a tu empresa, tus CEDIS y tus sistemas; versiona las reglas cuando el negocio cambie. La confianza no nace del ERP: nace de normas compartidas, datos certificados y un proceso accesible a todos que se actualiza al ritmo que lo hace el mercado.